Bruger du 2-minutters reglen?

photo-1508962914676-134849a727f0

En af de enkleste og mest tidsbesparende teknikker, som jeg er stødt på, stammer fra David Allen. Forfatteren bag ”Getting Things Done” (Få tingene gjort).

Den hedder 2-minutters reglen og kan formindske den tid, du bruger på din indbakke.

Som jeg tidligere har beskrevet, bestræber jeg mig på at have en tom indbakke.

En af metoderne til det er, at jeg afsætter bestemte tidsrum i kalenderen til at håndtere mine mails. Og det er her 2-minutters reglen kommer i spil.

Og hvad går den så ud på?

Jo, når jeg første gang læser en mail, stiller jeg mig selv spørgsmålet:

”Vil det tage under to minutter at udføre de ting, der skal til for at mailen er færdigbehandlet?”

Det kan fx være

  • at besvare mailen
  • at vurdere om indholdet skal gemmes eller slettes
  • at tage stilling til om jeg skal deltage i et arrangement/møde
    og derefter tilmelde mig/acceptere
  • at betale en regning

Hvis mailen kan afsluttes på to minutter, gør jeg det med det samme, hvorefter mailen kan slettes eller arkiveres.

Det gode ved metoden er dels at mailen kun skal læses en enkelt gang, og dels at den lynhurtigt forvinder ud af indbakken. Derved bliver det lettere at bevare overblikket.

Mails, der kræver mere end 2 minutters opmærksomhed skal til gengæld flyttes.

Det kan være, at mailen skal

  • flyttes til en mappe tilknyttet et bestemt projekt eller emne
  • tilknyttes til en booket tid i kalenderen til håndtering
  • flyttes til en mappe med ting, du overvejer
  • flyttes til en mappe med ting du skal tage handling på
  • videresendes til en anden, der kan overtage opgaven

Hvis du har et godt mappesystem til projekter, tag aktion på, arkivering og så videre, vil du med denne 2-minutters regel spare en masse tid på din mailbakke.

Pas godt på din tid!

Annette