Vejen til en tom indbakke

photo-1596526131083-e8c633c948d2

Hvis du har en fyldt indbakke med tusindvis af mails, kan det opleves som et uoverkommeligt projekt at rydde op og rydde ud, så du kommer til bunds og får en tom indbakke. I dette indlæg finder du gode råd og teknikker til at komme i mål med det.
Og til sidst en lille smutvej, så du kan starte på en frisk allerede i dag.

Sæt tid af i kalenderen

Når du vil have en tom indbakke, er der forskellige måder at komme i mål på. Fællesnævneren er dog, at du skal sætte tid af til det. Og hvis du har flere tusinde mails i indbakken, kræver det god tid.

Alt efter dit temperament, din motivation og din kalender vil jeg anbefale to forskellige modeller:

  • Sæt en halv eller en hel dag af i kalenderen
    På den måde kommer du godt i gang, og kan endda håbe på at blive færdig på en gang.
    Book straks en ny aftale senere, hvis du ikke bliver færdig.
  • Lav en daglig eller ugentlig tilbagevendende aftale
    Hvis du vælger denne model, er det vigtigt, at du sætter mindst en halv time af hver gang (men meget gerne mere), så du når at komme ind i et effektivt flow i processen.

Opfat det som en forpligtelse overfor dig selv, og hold aftalen hellig. Ellers risikerer du at udskyde den gang på gang, for aldrig at komme i mål.

Forestil dig et øjeblik den følelse, det vil give dig, når indbakken for første gang er helt tom. Måske kan det motivere dig til at holde fast i aftalen.

Forberedelse

Inden du går i gang, skal du have gennemtænkt og oprettet et arkiveringssystem. Det kan naturligvis udvides og tilpasses undervejs, men gør dig selv den tjeneste, at gøre dig nogle tanker om strukturen inden du går i gang. 
I dit mail-program har du mulighed for at oprette mapper og undermapper, så du kan flytte de mails, som du vil beholde og let skal kunne finde igen.

Systemet skal give mening for dig, så overvej, om mapperne skal oprettes efter afsender (f.eks. kunde, leverandør, teamet, chefen) eller projekter, afdelinger og arbejdsopgaver.

Overvej også, hvor detaljeret dit system skal være. I nogle situationer kan det give mening at have en høj detaljeringsgrad, men samtidig kan det give udfordringer i sorteringen, hvis f.eks. en mail kan høre hjemme i flere mapper på samme tid.
Et argument for et groft system uden alt for mange detaljer er også, at søgefunktionen stadig kan bruges, selvom dine mails er placeret i undermapper.

Det kan være en god idé at have mapper i stil med ”Inspiration”, ”Venter på” og ”Vigtigt / Kræver handling” eller lignende. De er gode til at parkere ting i, som du ikke skal bruge lige nu, men som du gerne vil have hurtig adgang til og derfor ikke ønsker at arkivere helt endnu. Det kan f.eks. være materiale/informationer til planlægning af dine opgaver og møder, eller opfølgning på uddelegerede opgaver for en status.

Ting, der kræver handling, skal måske hellere gemmes i en fil eller et andet system til at holde styr på dine opgaver. Den mest hensigtsmæssige metode vil afhænge af, hvordan du arbejder. Det vigtigste er, at opgaverne opsamles et eller andet sted, som du jævnligt konsulterer, så du ikke behøver at huske det i hovedet, og du ikke risikerer at glemme det.
Under alle omstændigheder skal du være klar til at opsamle/notere konkrete opgaver, som du støder på, mens du tømmer indbakken.

Selve oprydningen

Når du skal i gang med selve oprydningen, er der nogle små fif, der kan hjælpe processen på vej.

  1. Undlad at fortabe dig i indholdet
    Selv om det kan være spændende at genlæse mails, referater og andre informationer, skal du huske på formålet med den afsatte tid: At sortere og tømme indbakken.
    Hvis du falder over noget, du gerne vil kikke mere på, så flyt dem til en særskilt mappe ”Til opfølgning” eller lignende, afsæt tid i kalenderen til at kikke på dem, og vend så tilbage til oprydningsopgaven.

  2. Forhold dig kritisk
    Når du skal vurdere dine mails, tråde eller søgeresultater, vil det være en god idé at indtage en kritisk indstilling. Skal de slettes eller gemmes?
    * Hvor stor er sandsynligheden for, at du får brug for dem senere?
    * Er referater, projektinformation eller lignende tilgængelige andre steder – f.eks. på intranettet eller i andre interne filsystemer?
    * Er der vedhæftede filer som du kan gemme (i et struktureret filsystem), så mailen ikke er nødvendig?

  3. Ulæste mails
    Mange har et hav af ulæste mails i deres indbakke. Dem finder du hurtigt ved at vælge kun at vise ulæste mails i indbakken.

    Her er det ekstra vigtigt at være kritisk.
    Hvor sandsynligt er det, at indholdet er vigtigt - eller noget du skal bruge - hvis du endnu ikke har læst en mail, som du har modtaget for to måneder siden? Eller for to år siden?

  4. Nyhedsbreve
    Nyhedsbreve er også en særlig kategori. De fleste tilmelder sig nyhedsbreve, der enten er relevante for arbejdet eller bare har interessante emner, ligesom diverse kundeklubber og medlemskaber også fylder i rigtig mange indbakker.
    Her kræver det en overvejelse, om nyhedsbrevene rent faktisk giver værdi.
    Får du dem læst? Bruger du dem til noget? Hvis ikke, så gør dig selv den tjeneste at afmelde dem.
    Hvis du bruger dem, bør du overveje, om de hører hjemme under andre kategorier, eller om de skal placeres i en mappe for sig selv, i en mappe til inspiration eller andet.
    Find nyhedsbreve fra samme firma ved brug af punkt 7 eller 8, og brug derefter en af metoderne nederst til at flytte eller slette flere mails på en gang.

  5. Tag de ældste mails først
    Hvis du er bange for at flytte mails, der er aktuelle og/eller vigtige, kan det give mening af starte med de ældste mails. Hvis du har tusindvis af mails, vil de ældste sikkert være flere år gamle, og så er risikoen meget lille.

    Flyt flere mails ad gangen med en eller flere af disse metoder:

  6. Vis dine mails som samtaler / tråde
    Under vis-menuen kan du vælge at vise dine mails som samtaler (kaldes også tråde). Denne indstilling samler alle mails i samme korrespondance (oprindelig mail med samtlige svar) i en samtale, i stedet for at vise hver enkelt mail for sig. Det kan mindske antallet af mails, som du skal tage stilling til.


  7. Brug søgefunktionen
    Ved at bruge søgefunktionen kan du finde frem til alle mails fra eller om
    * en bestemt person (søg på navn eller e-mailadresse),
    * en organisation (søg på @firmadomænet – f.eks. @annettethor.dk),
    * et projekt (søg på navnet),
    * et emne (søg på emnet)
    Brug derefter en af metoderne nederst til at flytte flere mails på en gang.

  8. Brug sorteringsfunktionen
    Med sorteringsfunktionen kan du på samme måde finde sammenhængende mails. Mit mail-program har f.eks. disse kategorier til sortering:

    Brug derefter en af metoderne herunder til at flytte flere mails på en gang.

Praktisk guide til at flytte flere mails på en gang.

Flyt alle mails i en oversigt/søgning på en gang:

  • klik på en enkelt mail
  • brug ctrl+A for at markere alle mailene
  • brug ctrl+X for at klippe mailene ud
  • klik ind i den relevante mappe i dit arkiv
  • brug ctrl+V for at sætte dem ind på den nye placering

Flyt flere mails, der ligger lige efter hinanden i en oversigt:

  • klik på den første mail
  • hold shift nede, mens du klikker på den sidste mail
    Nu skulle alle mails mellem den første og den sidste være markeret
  • brug ctrl+X for at klippe mailene ud
  • klik ind i den relevante mappe i arkivet
  • brug ctrl+V for at sætte dem ind på den nye placering

Flyt flere mails, der ikke ligger lige efter hinanden i en oversigt:

  • klik på den første mail
  • hold ctrl nede, mens du klikker på de øvrige mails enkeltvis
    Nu skulle alle disse mails være markeret
  • brug ctrl+X for at klippe de valgte mails ud
  • klik ind i den relevante mappe i arkivet
  • bruge ctrl+V for at sætte dem ind på den nye placering

Snyd dig til den tomme indbakke

Og så et lille snydetrick til sidst:
Hvis du er meget utålmodig, og slet ikke kan vente på at opleve følelsen af en tom indbakke, kan du ”snyde” dig til en frisk start.

Opret en mappe: ”Til sortering”, ”Til gennemgang” eller lignende, og flyt så hele indbakkens indhold dertil.
Du flytter dem alle med den første metode herover – eller ved at markere alle filer (ctrl+A), højreklikke, vælge ”flyt” og så finde den oprettede mappe.

WUPTI, så har du den tomme indbakke, og er klar til fremover at behandle og flytte/slette indkomne mails, så du altid har en overskuelig og (næsten) tom indbakke.

Håndtering af indkomne mails, så du kan fastholde din overskuelige/tomme indbakke, behandles i et af de kommende indlæg.

God arbejdslyst,
Pas godt på din tid,

Annette Thor Jakobsen