Hvordan ser din indbakke ud?

inbox fyldt og tom

Ligner den billedet til venstre, med flere tusinde mails? Eller mere den til højre, der er helt tom?

Personligt arbejder jeg for en helt tom indbakke, og jeg elsker, når telefon-appen viser mig beskeden ”Alt er udført for i dag”. Det giver en indre ro, og følelsen af at have styr på mine opgaver.
Når jeg til gengæld har mange mails i min indbakke, efterlader det mig som regel med fornemmelsen af at være bagud, og ikke helt at have kontrollen over min tid, mine opgaver og informationer.

Udfordringerne berøres mere i slutningen af dette indlæg.

Jeg møder dog mange, der har en bugnende indbakke. En indbakke med tusindvis af mails – både åbnede og uåbnede. Gælder det også dig? Måske kan du så genkende nogen af de begrundelser, jeg møder hos de berørte.

  • Indbakken er mit arkiv
    Ved hverken at slette mails eller flytte rundt på dem kan du finde alle mails med søgefunktionen.
    Dette argument holder dog ikke i længden. Du kan altid søge blandt alle dine mails ved at klikke Alle postkasser, Undermapper eller Alle Outlook-elementer af i søgningen. Eksemplet her er fra Outlook, men funktionen findes i de fleste mail-programmer. 

    Så hvad er undskyldningen nu?

  • Indbakken er min to-do eller huskeliste
    Du rydder måske løbende ud i dine mails. Du arkiverer og sletter de mails, der ikke er aktuelle eller vigtige. Men du beholder alle mails med informationer eller opgaver, som du forventer at skulle bruge i indbakken. Det kan enten være indenfor den nærmeste fremtid eller i det hele taget.
    Hvis du gør, som jeg på et tidspunkt gjorde, sender du måske også mails til dig selv med opgaver eller andre ting, som du skal huske.
    Hvis det gælder for dig, så tjek lige om du kender nogle af de udfordringer jeg nævner sidst i dette indlæg.

  • Det tager for lang tid
    Argumenter om, at det tager for lang tid at rydde op, kan sagtens have sin berettigelse. I hvert fald hvis du starter med tusindvis af mails. Men hvis du deler opgaven op i mindre tilbagevendende bidder (f.eks. 10 minutter dagligt), vil det sagtens kunne lade sig gøre. I et af de kommende indlæg går jeg mere i dybden med, hvordan du kan håndtere dine mails – både dem du allerede har liggende, men især dem du modtager fremover.

  • Du føler dig betydningsfuld
    Nogle gange giver en indbakke med mange mails ejeren en fornemmelse af at være vigtig. Der er mange personer, der kontakter dig og efterspørger dine input, kommentarer eller svar. Og hvis andre skulle se dine mange mails, kan de altså se, hvor vigtig en person du er.
    Føler du dig betydningsfuld, når du har og modtager mange mails?

Men hvad er problemet?

Du tænker måske, at de mange mails i indbakken fungerer fint for dig, og tænker: "Hvad er problemet?".
Problemerne ved den fyldte indbakke kan være mange, men de vigtigste er:

  • Risikoen for at misse noget
    Først og fremmest er der den overhængende risiko for, at indbakken bliver for uoverskuelig. Det betyder, at du risikerer at overse en meget vigtig mail eller en vigtig deadline.
    Hånden på hjertet; Har du oplevet at overse noget i mængden af mails i indbakken?

  • Tidsforbruget
    Hvis du bruger indbakken som to-do liste, vil du let komme til at bruge lang tid på at tjekke indbakken igennem flere gange om dagen. Du vil dermed komme til at læse hver mail (eller dele af den) mange gange, inden du ender med at arkivere eller slette den. Og i det hele taget vil du bruge lang tid på at finde og udvælge de mails, som du skal tage action på, når du skal i gang med en ny opgave.
    Hvor lang tid bruger du på at tjekke din indbakke igennem?

  • Kontrollen
    Følelsen af at have kontrol over din egen tid kan også forsvinde, når indbakken bliver styringsredskab for din arbejdstid. I stedet for at tage proaktive valg om, hvad du gerne vil bruge tiden på, kan du få en oplevelse af, at andres behov, forespørgsler og informationer tager styringen i dit arbejdsliv (altså en reaktiv arbejdsdag). Det kan give en meget utilfredsstillende følelse i forhold til det du laver, og på længere sigt gøre dig umotiveret for dit arbejde.
    Hvilken følelse har du, når du kikker på din indbakke?

Hvordan du kan komme til bunds i indbakken, samt hvordan du bedst håndterer de mails, som du modtager, kommer i et af de næste indlæg. 

Pas godt på din tid
Annette Thor Jakobsen